企业为什么要做流程架构?

流程架构的重要性

数字化转型网流程与架构专题将关注流程规划、流程设计、流程优化、流程风险管理、流程再造、流程自动化、流程标准化、流程监控与评估、端到端流程、微服务架构、分布式架构、云架构、数据架构、业务架构、技术架构等相关方面。

如果你是一个商业地产的建筑商,你想在你所在的城市建造一座高度超过100米,楼层超过30层的大厦,你会怎么做?

你是不是得先去找建筑设计师来先帮你做大厦的设计,让她们先帮你把大厦的设计图先给你设计出来,如果有必要,你还可以要求她们在电脑里把大厦的效果图先给你看,你觉得没啥大问题了,你才会安排人正式开始修建。

你会一开始就马上动工吗?我猜你肯定不会,因为如果你真敢那样做,你一定能想象到会有什么后果,事实上,我还从来没见过有哪个建筑,是没经过设计就直接开始建造的,不管是大型建筑,还是小型建筑,即使是用于自己居住的自建住房这样的微型建筑,基本上也都一样是先画了图纸。

一、流程架构的假设

为什么在建造这样一座大厦时,你需要设计师先帮你做设计?我认为原因主要是以下三个:

1、大型工程的容错率低,你承受不起建造过程中频繁修改带来的损失。

修建这样一座大厦是一个大型的系统工程,如果你想在设计环节偷懒,而只是在建造过程中,一边建造,一边修改,你甚至可能做到一半,又会全部推倒重来,如果是这样,即使只算资金上的损失,不算时间和商机方面的,你也可能完全承受不了,而且,你在建造的过程充满了各种不确定性,你的这个工程项目也可能会完全失控。

所以,你在接到这个工程时,你就需要先设计好。你得确保大厦是按照你的设想去建造的,你的设想已经在你的设计图里体现出来了,而你的设计图也基本上是合理的,可行的,在工程建设过程中,你即使有一些修改,那也都只是在做简单的优化,调整,它们不会影响到大厦最终整体的功能和结构,而且,这些修改,成本也可控。

2、你需要通过设计图去整合大厦内部的各个子系统,功能模块,让它们在整体上进行集成统一。

大型的商业大厦,其实也是一个复杂系统,它通常包含能源保障系统、供水系统、消防系统和通道系统等,这些系统,少了哪一个都不行,都会造成大厦功能的缺失。

大厦的不同楼层,也会被分为不同的区域,比如,低楼层的区域,一层到五层,你可能会把它们作为商城和文旅区,你可以去这些楼层购物,吃东西,看电影。六层及以上楼层,你可以作为写字楼,作为商业办公区,出租给其他公司,作为她们办公的场所。在大厦的顶层,你可以作为观光的场所,让来大厦游玩或办公的朋友在这里进行观光,俯瞰这个城市的美景。不同的楼层有不同的功能定位,所有楼层构成了一个完整的商业生态。

3、你需要一张施工蓝图,蓝图是设计图纸中最重要的一个交付物,它是大厦建造工程的指南针。

当你的设计师把大厦的设计蓝图给你后,你就可以在它的指导下,有序地开展大厦建造的工作了。

蓝图可以很清楚地把大厦的功能和结构描述出来,有了它,你就可以根据大厦整体和其内部的结构关系,及其各个子系统,或各个组成部分的重要性,进行WBS任务的分解,并排配工程施工的先后顺序,合理安排施工过程,而不是完全没规划,想到什么做什么,哪里有问题,就处理哪里的问题。

大厦的建造是这样,其他工程项目的建造也是一样,那么,对于流程工作来说,你在流程建设前做的设计,也一样非常重要。

二、流程架构的作用

流程架构是你在流程建设前最重要的一个设计工作,它的作用,就像大厦的设计图在大厦建造过程中的作用一样,它也主要有三个作用:

1、减少流程工作的随意性,防止流程建设的野蛮生长。

有流程架构,你就可以按照这个架构界定的范围,进行流程建设的工作,在这个架构中没有的流程组件,你可以不允许随便增加,已经有的流程组件,你也不能随便调整,甚至删掉。

这个特别重要,如果没有它,你的流程建设,很可能就会野蛮生长。

在有个有多个事业部组成的集团型公司,在没有流程架构时,他们的流程建设,就是各自为政,每个事业部,甚至每个产品线建自己的流程,像项目管理流程、样品管理流程、品质异常管理流程,在每个事业部都不一样,而实际上,这些业务的本质并没多大差别,但还是分别写了不同的流程文件。

没有流程架构的流程建设,也是痛点驱动,哪里痛建设哪里的流程,头痛医头脚痛医脚。

像订单管理的流程,业务助理几乎天天因为订单交付的问题,和PMC吵得不可开交,在做流程建设时,这类流程基本上都会被作为优先建设的流程,而另外一些很重要,但不紧急的流程,比如,DSTE战略到执行,往往除了战略管理部门的同事会关心外,几乎无人问津。

2、可以用流程架构作为流程建设的蓝图,有序开展流程建设和流程运营的工作。

当你把流程架构搭建起来后,你就可以对流程架构,以及其中的每个流程组件进行分析,看看流程整体的功能定位,流程的分类分层的原则,流程组件之间的关联关系,从而评估出流程组件的重要度,把它作为流程建设优先度的关键因素。

比如,你按照OES方法论把公司级的流程架构设计出来了,在这个流程架构中,O类流程是运营类流程,这类流程承担的功能,是直接向客户提供产品和服务,比如,LTC从线索到回款,IPD集成产品研发,ITR从问题到解决等。

这些流程企业价值实现最关键的一类流程,它们是企业赖以生存的根本,最应该被优先建设起来。

其它E使能类流程中的采购管理和供应链管理,以及S基础支撑类流程中的人力资源管理和财务管理,它们是为企业价值实现提供关键的能力保障,和基本的资源支撑,使用频繁,它们也是流程建设的重点。

按照POS方法论设计的业务领域级的流程架构,你同样对这些流程架构里流程组件的重要性进行进行评估,比如,在采购管理流程中,它的运营类流程,采购需求、采购订单管理和采购物品验收,它们的重要度,就比供应商管理、采购策略管理和采购品类管理要重要一些。

当你有了这些流程架构图后,你也同样有了流程建设的指南针,你的流程建设也可以按照流程组件重要性排定的顺序,制定流程建设计划,按照计划有序进行。

3、可以用流程架构来指导组织建设和IT建设的工作,保障流程、组织和IT的一致性。

流程架构可以用来指导组织建设和IT建设:

通过流程架构,你可以进行组织建设的规划。流程架构可以定义你要干什么,和你该怎么干,那对于组织建设来说,它要接着解决的,就是由谁来干。

比如,在华为最新的公司级的流程架构里,它新增了零售、云服务和生态发展等三个L1流程,那么,这些流程由谁来做呢,零售是终端事业部在负责,他们的线下门店和线上网点的工作人员,是零售这个流程最基层的执行人员,零售这部分的工作,主要是由他们来做。

而原来的MTL市场到线索,和LTC线索到回款,这两个流程则被整合在一起,但又按业务场景分成了直销、渠道销售、零售和云服务等四个L1级流程,它们都是MTL和LTC在具体业务场景下的整合,这样的整合和拆分,也意味着组织也同样需要做相应的调整。

通过流程架构,你可以对IT系统进行规划。比如,在公司级的流程架构中,MTL市场到线索、LTC线索到回款、MCR管理客户关系和ITR问题到解决,这四个L1级流程,你就可以放在CRM系统,IPD集成产品研发你可以放在PLM系统,供应链管理你可以放在ERP/APS/MES/WMS系统,采购管理你放在SRM系统,人力资源管理你放在EHR等,几乎每个业务领域,你都可以给它们规划对应的业务应用系统,那你的应用架构基本上可以搭建起来了。

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