数字化转型网数据专题将关注数据治理、数据质量管理、数据架构、主数据管理、数据仓库、元数据管理、数据备份、数据挖掘、数据分析、数据安全、大数据、数据合规、等数据相关全产业链相关环节。
1、数据种类繁杂，形式多样
由于企业日常经营管理和业务管理的需要，建立了功能各异的应用系统或信息化管理平台，而这些管理系统和平台中生成了形式多样的非结构化文档数据，用以支撑企业的各类管理工作。
除此之外，还有大量与管理相关的非结构化文档数据散存在员工个人工作电脑中。这些数据种类繁杂，有的来源于外部，有的是经过内部整理编研形成的，有的则是完全产生于内部；涵盖了不同格式、不同存储载体、不同管理阶段的非结构化文档数据。
一般来说，企业拥有形式多样的存储设备，包括个人工作电脑以及信息化管理平台中管理的设备，且归属于不同的专业领域，业务活动中产生的非结构化文档数据除了常见的与办公活动相关的非结构化文档数据外，还包括了如照片、视频、设计图纸等多种形式。目前，这些不同种类的非结构化文档数据基本处于分散状态，很难进行有效的关联和整合。
2、信息孤岛造成数据割裂现象严重
由于信息系统建设具有阶段性特征，已有的信息系统建设之初仅以单个的业务需求为目标，彼此孤立，存在着比较严重的孤岛现象，系统之间缺少横向的数据接口，且数据标准不统一。即便是归档后进入档案系统之中的文档数据也难以实现有效的管理与集成。
例如，企业业务活动中存在着很多简称、全称以及英文名称并行使用的情况，很多数据标签对应同一个事物、同一个意思却使用不同的标签值。随着企业对数据资产价值需求的日益提升，这种现象的弊端亦凸显，打通企业非结构化文档数据的“任督二脉”，实现其资产价值势在必行。
3、存在过多的“账外”非结构化文档数据，缺少统一管控
由于企业的归档制度不够完善，集团制订的归档范围未将一些应归档但无法通过系统流转的文档纳入其中，部门相当一部分非结构化文档数据仍保存在个人电脑之中，没有统一的管理和控制，难以进行检索和共享利用，导致企业文档数据资产存在着流失的风险。
4、非结构化文档数据管理功能不全
如不支持有版本的非结构化文档数据管理，使用口径不统一，相同文件分散在不同的业务系统中，无版本控制导致无法确定系统中版本是否为最新。再如，业务系统缺少归档功能和接口，导致部门无法及时提交应归档保存的非结构化文档数据，导致非结构化文档数据资产容易丢失。同时，许多非结构化文档数据往往以“附件”的形式存在于系统中，难以检索与利用。
企业一些信息系统（如OA系统、ERP系统等）中文档多以表单（如办文单）的形式进行流转，需要办理的文档通常作为表单的附件，其中既有word或pdf等格式的文本文档，也有多种格式的图片、音视频文件等。这些非结构化文档往往只能借助其所依附的表单信息或者简单的文件标题等元数据加以检索和利用，检全率低，开发利用不足，难以开展深度的数据挖掘与分析。
5、相关制度体系不健全、管理缺位
企业现有的文档管理制度并不是建立在彻底的数据清理基础之上，因此，对于企业中生成哪些非结构化文档，哪些需要归档，如何进行归档？如何进行管理和利用等问题，现有制度中均缺少系统、细致、可操作的规定和描述。
而且，非结构化文档数据缺少必要的分类及元数据项。尤其是文档生命周期流程，即从文档生成、流转、办结到归档、保存、利用的全过程，并没有非常清晰和规范的管理流程和要求。
同时，企业业务活动往往涉及多个参与方，既有企业内部的部门，也有外单位，协同管理与归口管理的矛盾突出。这就对企业的非结构化文档数据管理提出了更高的要求，尤其是非结构化文档数据的准确性、及时性、一致性、安全性等方面。
此外，企业非结构化文档数据类型包括内部发文、外部发文、收文、签报、合同、业务文件附件及归档之后的档案。除了归档之后的档案数据是由数字档案管理系统进行集中统一管理之外，归档之前的非结构化文档数据往往处于分散管理的状态，存在着失存、失真、失控和失用等诸多问题，直接影响了后端档案数据的质量，影响了文档数据资产价值的发挥。
针对上述问题，要想真正实现企业文档数据资产的科学管理，非结构化文档数据管理势在必行。
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