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流程是企业运作的基础,企业所有的业务与管理都需要通过流程来驱动。高效、规范的流转有助于帮助企业提升工作效率、加强管理监督、提高规范水平、降低运营成本、加快响应速度、争取利润最大化。与之相反,繁杂的审批流程会影响企业运行的效率,打击员工的积极性和创造力。很多有想法、有能力的员工本可以干一番事业,有所作为,却往往可能被“卡”在跑流程的半路上。
怎么解决企业流程“难跑”的问题:
1. 简化流程,合并冗余环节、删除不必要的环节
在同样的处理效率下,环节越少,流程的整体处理时长也会越短。因此,合并冗余环节、删除不必要的环节也能有效提升流程处理效率。当然,我们应该全面谨慎地判断一个环节是否有必要或是否冗余,这就需要在实际工作中结合实际情况具体分析。
2. 流程集中
设置窗口期,集中申报、集中审批,解决流程散发、审批过于低频的问题,降低流程处理成本。
3. 流程催办
通过人工敦促流程当前处理人进行审批。流程发起人、流程主责部门、流程管理部门都有权利敦促审批人及时审批。
4. 流程限时,利用信息化系统对接减少人工操作
对流程节点设定限时审批规则,超过时间自动通过,责任不因此减少。直接以技术手段规定了时效的上限,能够极大缩短周期时间。同时,在公司信息化系统较为完善的情况下,可以通过系统对接,使流程数据在系统间无缝传递,从而能减少人工操作,提升流程效率。这需要依托于较为完善的信息化系统,公司主要业务都通过线上系统管理。
5. 移动审批,用线上流程替代线下流程
线上流程是指流程的“电子化”,利用信息化系统让流程在线上处理和流转,可极大提升流程处理效率。员工线上发起流程,流程自动流转到相应领导,领导也可随时随地处理,最后流程自动流转到执行、归档部门。整个过程都在线上完成,员工不用再跑腿,效率当然能有极大的提升。
6. 用管理授权实现分级审批
管理授权是指依据公司的管理要求,给各级管理者设置相应的审批权限,让各级管理者都能在授权范围内承担审批职责。合理的审批授权既能给公司各级管理者赋予恰当的权限,又能让他们能充分承担起管理的责任。管理授权可以是多纬度的,比如按金额授权、按申请人级别授权等,所有能以阶梯式分级或不同类型分类的事项,都可以进行管理授权。
但需要注意的是,管理授权可能也会带来新的问题,例如“拆单申请”,原本报销2万元的申请单,拆成两张1万元的申请单,把原本需要总经理审批就变成了只需要分管副总审批了。为了杜绝类似拆单申请的行为,必须从管理制度上明确禁止,还需要由内控或审计部门定期抽查审计,一旦发现问题必须严肃处理。
7. 以并行处理替代串行处理
流程中可能会有多个处理环节,通常是一个环节处理完成后,再流转到下一环节处理,称之为串行处理。有些环节在逻辑上并没有先后顺序,这样的环节就可以由串行处理改为并行处理,以降低处理时长,提升流程效率。
8. 提升员工流程管理意识
不论是线下流程还是线上流程,实际的审批人和执行人都是员工,因此提升员工流程管理意识,减少员工在处理流程时不必要的拖延,也是提升流程效率的有效方法,也是最为复杂、难度最大的方法。要让员工建立起流程管理意识,就需要持续地宣讲和培训,通过各种方法和手段不断向员工灌输、强化流程管理效率意识。
因此,不管是“效率优先、兼顾管控”还是“管控优先、兼顾效率”,抑或是“效率与管控双管齐下”,企业都需要结合自身实际情况,从客观因素、人为因素两个方面不断探索,找到符合企业发展阶段的平衡点,让流程审批成为员工工作的“加速器”而不是工作的“目的”。
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