出版社作为文化产业中的重要组成部分，随着信息技术的发展，纷纷开始考虑数字化转型，期望利用数字技术跟进图书出版发行业务全过程，把控图书质量，同时让出版过程中的“成本、支出、利润”可见、可把控，让质量和效益同时兼顾。
在数字化转型道路上，延边大学出版社通过不断的摸索尝试，走出了不一样的道路。
一、延边大学出版社，数字化转型经历与尝试
延边大学出版社成立于1986年，是吉林省唯一的省属大学出版社。2010年，延边大学出版社完成转企改制工作，正式成立延边大学出版社有限责任公司。公司根据现代企业制度要求，成立了董事会、监事会、管理层，制定了各项规章制度，组成了较为完善的法人治理结构，全面进入了市场化运作阶段。现有3家分公司、5家全资子公司、6家控股公司，以及2家杂志社，6种学术期刊。
早在5年前，出版社就开始考虑用一套完整的数字化出版系统来实现出版社“选题策划、稿件处理、设计印刷、发行推广”等全过程数字化出版业务管控。在考察了一轮后，发现有两个特点：一是市面还没有特别成熟的出版管理软件，仅有的几家行业软件公司，系统有些老旧，另外灵活度不够，不能根据自身出版社业务灵活调整；二是服务响应比较慢，该公司在当地并没有服务运营人员，刚开始的咨询和调研阶段感觉就跟不上节奏。
既然没有成熟系统，是否可以利用一些市面上的热点信息化工具来搭建一套系统呢？作为出版社财务负责人董花兰作为此次选型负责人，在网上查阅了各种资料之后，觉得低代码平台也许能解决出版社面临的问题。数智化转型网www.szhzxw.cn
市场上免费的软件不敢用，收费太高的软件又担心项目做砸了，只能采用轻量化的工具来做初次试水。泛微eteams平台的e-builder工具在经过多轮选型后进入董总的视线，既可快速注册试用，也可快速调整，有问题泛微公司还有专门的对接人员来一对一解答。
2022年，延边大学出版社利用泛微e-builder搭建了一套以出版业务为核心的项目管理平台。该平台主要涉及：选题计划管理、选题立项管理、利润预算管理、三审管理、加工服务管理、质检服务管理、印制管理、书号管理、库存管理、结项及开票管理。平台帮助出版社实现出版业务从立项、签约、利润测算、出版印刷、出入库、结项的全过程管理。
二、第一阶段，实现以项目为中心，出版业务全过程管控
延边大学出版社的项目管理平台，是泛微eteams中的e-builder低代码搭建起来，eteams中有一个云商店，提供有预制好的泛微·事井然项目管理工具包，下载即可用。再通过后台提供的门户、表单、流程、数据引擎进行业务的构建和调整。目前这套系统的功能如下：
1、选题计划与目标制定
从经营角度，出版社的选题计划是其利润的源头和风险控制的起点，泛微·事井然协助出版社实现选题计划的在线评审与流转。通过协同业务、编务等在一个平台进行选题计划的提交与制定，并自动生成图书/选题项目库，有序推进出版项目的计划与目标制定。数智化转型网www.szhzxw.cn
2、选题立项与利润预算
出版社选题立项工作是一个综合性的评估与实施规划过程，涉及到出版合同的签订、利润测算、预算分配、印制预测等环节。泛微·事井然协助出版社实现规范的立项管理，实现立项与合同、财务等信息协同。
1）合同管理：围绕选题策划、图书出版、图书重印、期刊等项目产生的采购合同、学术出版合同等，通过智能流转审批，生成统一的合同库，实现在线统一管理。
2）利润预算管理：出版社既有对单本图书的独立成本利润核算，又有系列图书的整体成本与利润评估。泛微·事井然协助出版社实现单本、多本利润预算单的制定，对项目盈利能力提前预估，实现前置的成本风险管控。
3）印制预测：通过在线提交印制预测单，科学估算图书的首印量和重印时机，在满足市场需求的同时，最大限度控制库存成本、避免资金积压，从而实现利润最大化。数智化转型网www.szhzxw.cn
3、项目执行与成本归集
1）三审管理：出版社的质量保障制度以三审管理为核心，通过流程连接责任编辑、编辑部主任、总编等在线协同，审核过程中自动联动前期选题计划、立项信息，实现三审管理信息留痕、实时跟踪、多人协同。
2）加工、质检、印制管理：通过电子流程实现加工服务单、质检服务单、印刷申请单的在线提交，驱动图书包装、质检、印制等环节信息留痕，自动生成相应台账数据，方便后期搜索、查看。
3）书号及库存管理：针对书号的申请、下发实现流程化管控，并自动生成书号库。出版完成的图书实现在线入库，图书销售实现在线出库，出入库信息联动库存，实现动态库存更新。
4）供应商管理：针对图书的排版、设计、印刷等环节，涉及到外部供应商的管理与合同付款。泛微帮助出版社建立统一的供应商库，对接企查查实现信息校验。针对加工服务合同的管理，实现在线审批、进度跟踪，并通过银企直连，根据付款计划实现资金支付，同时打通核算系统，实现财务推平智能生成凭证。
5）项目费控管理：针对出版项目执行过程中产生的各类费用，实现自动归集，并生成相应的成本台账。各类费用通过手机即可报销，并联动预算计划，跟踪执行情况。同时，打通核算系统，自动校验预算与资金计划，防范超支风险。
4、项目结项及利润分析
1）结项/开票管理：图书出版后，通过在线发起项目结项单，对整个项目进行财务结算、材料归档与经验复盘，完成出版业务过程的闭环管理。针对项目到款，联动合同信息实现自动开票，满足内部财务核算和外部税务合规要求。数智化转型网www.szhzxw.cn
2）项目材料归档：业务过程中产生的各类文档、材料等自动归档，方便后续搜索调阅。同时，项目过程中的选题、出版信息等自动形成选题库、图书库、书号库等，实现信息统一管理。
3）项目利润分析：项目到款自动进入收入池，项目付款自动进入成本池，项目结项后，对收入与成本进行自动核算，综合分析整个项目的盈利情况。同时，可对比实际成本利润与计划目标的差异，为后续的选题、出版等提供决策支撑。
三、第二阶段：实现业·财·管一体，数智运营平台全面协同
从2022年到2024年，泛微的这套系统已经在出版社应用到很深了，里面牵涉到的数据和流程已经非常多。但身为财务负责人的董花兰，并不满足只将出版社业务通过数字化手段管理起来，更需要通过财务与业务的打通实现业务预警与管控。于是跟泛微团队商量讨论，是否能用一套系统打通出版社原有各类物流系统、财务系统，以及泛微的这套项目系统？同时建立一整套的合同系统、人事管理、财务系统、报表系统，让所有系统中的数据可流动，业务全部串联起来，人事、合同、财务这些都是围绕业务来运转？
经过再次论证考察，延边大学出版社选用泛微e-cology大型数智化运营平台作为整个业务的基座，把原来的数据和业务全部迁入进来，同时实现主数据管理。数智化转型网www.szhzxw.cn
如今，延边大学出版社的业务虽然以项目为中心，但组织内部的管理也涉及到财务、人事、合同等模块。泛微协助出版社打造以项目为延伸的业·财·管一体化运营平台，满足组织在业务、财务、管理方面的全面协同需求。
1、项目管理
实现选题项目与通用项目的统一管理，打通立项到结项的全过程，确保项目进度透明、信息关联。项目运转过程中，与采购、财务等协同，自动归集预算成本信息，并借助报表工具生成项目可视化看板，帮助管理层了解预算分配、执行进度、项目成本等整体运营情况。
2、财务管理
围绕出版项目的预算管理，实现总预算的拆分、分配与执行进度跟踪。通过到账款认领流程，确保资金与业务单据匹配，并联动利润预算表进行利润核算。通过财务推平，与核算系统打通，实现结算、核算自动化生成凭证，简化财务工作、提高效率。数智化转型网www.szhzxw.cn
3、银企互联
针对出版社作者稿酬发放、供应商付款等支付场景，支持触发银行接口和代发代办接口，实现业务数据直推银行付款。采购、报销流程审批后，对接银企互联，实现转账、代发代扣等在线支付，形成业务闭环。同时，可对企业账户进行统一管理，查询银行流水、余额等信息。
4、发票管理
针对出版业务中产生的各类发票，实现进项发票与销项发票的统一管理，纸质发票与数电发票的自动收集、查验与异常监控。通过发票助手，可通过小程序实现发票智能票审、入账、勾选认证，实现纳税与票、报销与票的联动管理。
5、合同管理
出版社与作者、印刷厂、加工服务商等合作紧密，涉及到著作权合同、印制合同、出版合同、图书经销合同等的管理。泛微协助出版社实现合同全过程管理，支持从主合同快速生成补充合同，自动计算合同付款进度、未付款金额，当合同到期自动终止，并触发逾期付款或验收异常提醒，实现合同创建、审批、执行、关闭到终止的全生命周期管理。数智化转型网www.szhzxw.cn
6、人事管理
针对出版社内部员工的管理，实现入转调离、考勤、薪酬、人事档案等全面覆盖。通过对接财务系统，实现员工薪资核算、社保福利核算、发放及申报的全流程管理。在后期的规划中，出版社计划将人事与项目打通，自动统计员工在项目中的工作量及完成情况，从而推动绩效考核自动化进程。
7、报表管理
围绕出版社业务过程中的各类数据，自动形成台账汇总，对知识产权信息、印章使用情况、电商平台数据、物业费用信息等实现综合分析。在后期规划中，出版社将进一步推动BI报表平台建设，深化数据的决策分析能力。数智化转型网www.szhzxw.cn
四、总结及未来展望
谈及这次数字化项目经验，延边大学出版社财务负责人董花兰认为：
01.整个项目的推进，一把手支持很重要，公司领导在关键时刻一直支持数字化探索。
02. 项目要讲究小步快跑，刚开始要利用一个项目快速验证论证测试，有成效后不断推进深入。
03. 选择一个好的数字化厂商很重要，数字化厂商有2点标准，一是产品过硬，二是服务响应及时。
如今，这套系统已经成为出版社所有员工的工作和业务平台，每天上班第一件事，就是打开系统查看需要处理的各种事务。面对未来，延边大学出版社并没有停止脚步，核心将继续深入使用这套系统：
01. 让出版社上游系的伙伴都参与到这套系统中，建立供应商管理平台。
02. 所有数据、合同、出版资料都需要存档，建立数字化档案管理系统。
03. 利用泛微低代码平台建立一套出版社的进销存管理系统，实现业务灵活更新调整。
让业务全程可见，可追溯，让出版质量和效益全程可控。延边大学出版社正在数智化技术的推动下，焕发出勃勃生机。
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