近日，财政部发布“电子凭证会计数据标准应用案例”名单，泛微·文书定客户“宁波方太厨具有限公司”成功入选，祝贺方太集团！
方太集团始终以创新驱动发展，不仅在产品研发与制造上追求卓越，更在企业管理与数智化转型中积极创新。
一、客户简介及需求分析
方太集团创建于1996年。是一家以智慧厨房为核心业务的幸福生活解决方案提供商，专注于高端厨电的研发与生产，现拥有集成烹饪中心、吸油烟机、水槽洗碗机、嵌入式洗碗机、净水机、嵌入式灶具、嵌入式消毒柜、嵌入式微波炉、烤箱、蒸箱、燃气热水器、冰箱等多条产品线。
在全国各地全电发票开票试点与国家会计档案电子化相关政策驱动下，并且伴随着业务规模的扩张与数字化进程的加速，上线电子会计档案成为集团应对挑战的方式之一：
1）政策的合规性驱动：国家陆续出台政策，明确要求电子会计凭证具有与纸质会计凭证同等法律效力，具备条件的单位可仅以电子形式归档保存会计档案。2023年，九部委发布《电子凭证会计数据标准深化试点》通知，方太集团纳入收票端试点范围。
2）企业数字化需求，解决效率与成本的痛点：方太集团希望能够降低成本，提高效率、数据聚合、数据共享。降低传统档案管理空间成本、优化人工整理档案的人力成本和时间成本，通过打通企业内部系统实现跨系统数据互通，并且降低潜在风险。数智化转型网www.szhzxw.cn
随着方太集团的数字化战略的深入推进，企业希望将档案管理转化成促进企业健康发展的生产力，以会计档案数字化管理的方式，将发票、报销单、记账凭证等信息自动关联，实现业务数据、财务数据、档案数据汇聚融合，助力打通业财全流程和支撑集团业财融合发展。
二、方太电子会计档案系统应用亮点
此次，方太集团携手泛微·文书定搭建了电子会计档案管理系统，围绕电子凭证会计数据标准，将应用实践与全链路无纸化结合，形成从电子凭证获取、校验、入账到归档的全流程闭环管理。
建立电子会计档案「采集–存储–管理–利用」全生命周期管理，覆盖100+核算组织，将电子会计凭证统一管理。实现管理规范化、收集整理自动化、生命周期一体化、利用服务共享化，推进电子会计档案管理数字化转型。
1. 方太电子会计档案采集范围和对象，覆盖费用报销、采购付款、销售收款等场景
1）采集归档对象：目前，方太集团电子会计档案系统归档范围包括入账信息结构化文件（XBRL）、数电票开具端XML/电子凭证压缩包、记账凭证、报销单及票据版式文件等。
2）业务场景范围：方太集团按照《会计档案管理办法》梳理应收、应付、资金、总账等业务场景下产生的单据明细及来源系统、电子/纸质、是否有版式文件等。目前，系统覆盖应付账款管理、费用报销管理、应收账款管理等业务场景：数智化转型网www.szhzxw.cn
· 应付账款管理 (AP) 场景下：采购订单、入库单、采购发票、采购结算单；
· 费用报销管理 (T&E)场景下：报销单、费用发票；
· 应收账款管理 (AR)场景下：销售发票；
3）采集文件格式：系统支持PDF、OFD、XML等多种版式文件，特别是针对国家推行的数电票，系统可直接接收并解析其XML源文件及XBRL文档，确保电子会计凭证的原始性与合规性。在档案的接收过程中，能够自动接收结构化数据，也能够自动生成版式文件。
2. 方太电子会计档案采集方法，业务系统集成，电子凭证接收
1）业务系统集成：文书定协助方太电子会计档案系统与业务系统进行对接，实现数据的无缝流转与共享。目前，实现了与ERP、ECS、SRM等系统等进行集成：
· 从业务系统获取发票文件：业务系统（ECS系统、SRM系统等）将发票原件、报销单/对账单信息以及纸质拍照上传的发票影像等传到中间表，由档案系统获取；数智化转型网www.szhzxw.cn
· 从ERP获取凭证入账信息：ERP系统将凭证信息传到中间表，由档案系统获取。
· 从发票系统获取发票源文件：获取查重验证后的发票信息，包括发票PDF源文件、电子发票地址等。
业务数据通过中间库的方式将凭证头、凭证行、发票信息、凭证与发票关联信息、报销单信息等相关元数据推送至文书定预归档库，档案系统获取后进行后续的档案业务处理。
2）电子凭证字段采集：通过明确电子会计档案需要采集的字段，进行凭证与单据的关联字段采集，方便后续查询、统计等利用。
3. 方太电子会计档案管理方法，归档-管理-利用-统计全过程管理
1）档案预归档和正式归档：电子档案接收各业务系统提供的文件及信息，并根据发票号-报销单号/对账单号/记账凭证号等关键信息进行会计数据的自动关联并进行预归档存储。
核对预归档库数据无误后，由核算财务在预归档库发起归档流程。档案系统根据归档要求，将收到的发票原件、XBRL文档和会计凭证进行归档。
2）自动成册、智能关联：系统自动将相同“法人单位”+“年度”+“月份”+“凭证类型”组成一册，减少人工手动整理工作量。数智化转型网www.szhzxw.cn
同时，系统内置“匹配引擎”，通过业务单据号、凭证号、金额、日期等多维度数据，自动建立会计资料之间的关联关系。例如，一张报销单可自动关联到对应的记账凭证、银行回单及电子发票，形成结构化的档案数据包。
3）档案管理，流程驱动：档案管理环节，可在线对档案进行日常的审核和维护，包括档案的鉴定、销毁、续存管理。系统进行保密鉴定和价值鉴定管理。
4）档案利用，查询业务全貌：通过实现ERP系统记账凭证和已归档电子发票的关联与存储，档案系统支持通过发票号、凭证号等多维度穿透查询，支持 PDF、JPG、ZIP、OFD、XML 等多种格式文件的在线预览。
例如，查看电子发票时，可直接在线预览 XML 格式的结构化数据及 PDF 格式的可视化文件；查看报销单时，可预览报销明细、审批记录及附件图片，方便用户查询业务全貌。
5）档案统计报表，核对与分析：前端业务系统历史数据推送完毕后，通过档案统计报表进行数据核对，与前端业务系统的报表数据一致则代表数据完整。数智化转型网www.szhzxw.cn
系统支持凭证类型、年度、部门、发票类型等维度生成统计报表，可生成可视化报表并导出，为集团成本管控与业务决策提供数据支撑。
三、价值总结
方太集团电子会计档案项目自2023年4月启动以来，顺利通过财政部“电子凭证会计数据标准深化试点”验收与宁波市会计数智化试点验收，并落实电子会计凭证试点工作要求，以“电子会计凭证数据标准化、全流程管理数字化、档案管理无纸化”为建设重点，落地电子会计凭证新形态下的规范化管理。
1）节约成本：节约各环节纸质发票邮寄成本，约36万/年，实现节能减排，低碳环保；节约纸质档案仓储管理成本；减少各环节人工手动操作的工作量。数智化转型网www.szhzxw.cn
2）票据合规：实现数电发票开具、获取、认证、入账、归档等功能，同时试点电子凭证数据标准，遵从国家相关政策与规定，减少管理风险。
3）效率提升：开票环节：客户发票交付环节可视、高效；收票环节：减少手工填写发票信息，减少打印、邮寄发票动作，提高发票填写准确率；档案管理环节：提高会计凭证的归档效率与档案查询体验。
4）工期缩短：线上化的方式，实现发票实时交付；加速应收账款周转，对于见票付款的场景可缩短付款周期；避免因发票开具错误发票来回邮寄导致的付款延后。
5）业档溯源：电子会计档案系统助力集团打通业财数据链路，实现“凭证-单据-流程”一体化管理，助力企业数字化转型战略。
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